Recrutement : pourquoi avoir un ATS ?
Depuis quelques années, le mot « ATS » est sur toutes les lèvres dans le monde des ressources humaines. La digitalisation des processus RH est en effet une priorité pour 65 % des recruteurs. En automatisant une grande partie de leurs activités, ils ont découvert une toute nouvelle manière de recruter, plus efficace et plus performante.
Qu’est-ce que le logiciel ATS peut vraiment faire pour vous ? Pourquoi sa mise en place devrait être en haut de votre to-do list ? On vous dit tout.
Les fonctionnalités d’un logiciel ATS
Le logiciel ATS (Applicant Tracking System) est un peu comme un bon vieux Chuck Norris armé d'un couteau suisse. Il vous permet de simplifier toute la gestion des candidatures, à chaque étape du processus. Objectif : vous faire gagner un temps précieux. Pour faire simple, c’est le CRM du recrutement.
Vous avez dit multi-fonctionnel ? .
Depuis la diffusion des annonces jusqu’au suivi des candidats, cet outil complet présente de multiples fonctionnalités, pour gérer tout le cycle de A à Z. Alors, si vous faites partie des 54 % d’entreprises prêtes à augmenter leur budget dédié aux technologies RH, l’outil ATS est clairement le prochain investissement qui s’impose !
La multidiffusion des offres d’emploi
Dites, vous n’en avez pas marre de saisir la même annonce dix fois pour chaque poste ? Grâce au logiciel ATS, vous créez une annonce unique, que vous pourrez diffuser automatiquement sur plusieurs jobboards. En quelques clics, l’offre d’emploi est ainsi publiée sur toutes les plateformes : alléluia. Vous pouvez cibler les jobboards qui vous intéressent, du plus généraliste au plus spécialisé, selon votre domaine d’activité.
Le tableau de bord pour centraliser les candidatures
La centralisation des candidatures est la fonctionnalité phare des logiciels ATS. Si vous brassez des dizaines ou des centaines de CV par jour, ça va forcément vous parler… Après la diffusion de l’annonce, vous pouvez retrouver toutes vos candidatures dans votre tableau de bord. Ça ne s’arrête pas là : vous avez également la possibilité d’ajouter manuellement des CV reçus par mail ou par courrier (normalement vous n’en recevez plus par fax depuis 15 ans)(Et si c'est toujours votre cas : qui sommes-nous pour juger). En un seul coup d’œil, vous visualisez donc le nombre de candidatures et leur état.
Le suivi des candidatures
Pas toujours évident de s’y retrouver lorsqu’il faut gérer simultanément des dizaines de candidatures, sur plusieurs postes. Vous avez souvent tendance à vous emmêler les pinceaux… L’ATS permet de suivre l’évolution des candidats tout au long du processus, grâce à la création d’un « pipeline ». Le recruteur peut attribuer à chaque candidature un statut (« À appeler » ou « À évaluer », par exemple) afin d’avoir une vision globale de l’avancée du recrutement, sur chaque poste. Elle est pas belle la vie ?
Trier, suivre, sélectionner : vos candidats et Mary Kondo vous remercient.
Le système de matching et de scoring
Certains logiciels vont encore plus loin dans l’accompagnement et proposent un algorithme basé sur l’IA pour une première évaluation des CV. Pas de panique, vous n’allez pas être remplacé définitivement par un robot : le scoring est juste un outil d’aide à la décision. Mais bien sûr, votre œil d’expert reste indispensable. Aucune machine ne recrutera à votre place.
Le système de matching permet d’attribuer une note à un CV, selon des critères que vous définissez (vous voyez, on a encore besoin de vous). Si vous recrutez un jardinier paysagiste avec dix ans d’expérience, vous n’avez pas forcément envie d’éplucher les CV de candidats qui tentent leur chance mais qui n’ont jamais arrosé une plante de leur vie.
Un vivier de candidats
Au fil des candidatures reçues, l’outil permet de créer un vivier de talents. C’est l’opportunité de retenir des profils pour des futurs postes et de se constituer au fur et à mesure une CVthèque complète. Grâce à la recherche ciblée, les recruteurs peuvent extraire facilement un candidat en fonction de sa localisation, de son expérience, de sa formation ou encore de sa passion pour les dominos.
Les outils collaboratifs
Au sein d’une entreprise, l’utilisation d’un logiciel ATS permet de simplifier les échanges. Dans les petites structures, on se croise souvent à la machine à café, mais dans les grands groupes, les départements peuvent se retrouver à des étages différents, voire dans des bâtiments totalement séparés. Loin des yeux, loin du cœur ! Pourtant, le manager est le premier concerné par le choix d’un candidat, et le cloisonnement entre les services fait qu’il est souvent exclu du processus. Grâce aux fonctions collaboratives des outils de recrutement, les managers peuvent ainsi suivre en direct le processus et donner leur avis sur les candidatures.
La messagerie et l’agenda
La plateforme ATS centralise tous les outils dont le recruteur a besoin pendant le parcours de recrutement. Grâce à la messagerie interne, vous pouvez facilement prendre contact avec les candidats et automatiser certains envois (test d’évaluation, message de refus suite à une candidature, etc). Vous avez également la possibilité de synchroniser le logiciel avec votre agenda, pour ne rater aucun rendez-vous. En gros, vous n’avez plus aucune excuse !
Des statistiques détaillées
En accédant à des statistiques précises (nombre de candidatures reçues, consultations d’une annonce, etc), l’entreprise peut ajuster en permanence sa stratégie de recrutement. Le logiciel ATS permet de piloter les performances en consultant facilement et rapidement les données chiffrées tout au long du processus. Ça ne vous semble peut-être pas important au premier abord, pourtant, les KPI ne sont pas réservés au pôle commercial ou marketing : ils concernent aussi les RH.
Un site carrière intégré
Certains logiciels de recrutement proposent de créer son propre site carrière. Qu’est-ce que c’est ? Tout simplement LA vitrine de votre entreprise auprès des futurs candidats. Cette page dédiée est entièrement personnalisable à vos couleurs. Elle poursuit un double objectif : centraliser toutes les offres en cours mais aussi, booster la marque employeur, en valorisant tous les éléments d’attractivité de la société. Rémunération attractive, contreparties financières généreuses, ambiance de folie, restaurant d’entreprise étoilé, concours de pétanque tous les jeudis : le site carrière est là pour faire rêver vos candidats !
Pourquoi intégrer un logiciel ATS dans sa stratégie de recrutement ?
Avec le logiciel ATS, une chose est sûre : les possibilités sont nombreuses pour gagner en efficacité à chaque étape du processus de recrutement. Mais concrètement, que va-t-il changer dans votre quotidien ? Promis : plein de choses.
Des paillettes dans votre vie, on vous dit.
Pour trouver plus de candidats
Vous travaillez dans le pliage de tôle inox ? Soyez honnête avec vous-même : votre secteur d’activité attire moins que la maroquinerie de luxe ou les nouvelles technologies. Il y a sûrement un passionné de métallurgie en quête d’un nouveau défi qui vous attend quelque part mais vous ne ramasserez pas de CV à la pelle.
Ces difficultés ne sont pas rares et concernent 60 % des recrutements. Dans des domaines particulièrement en tension (industrie, BTP, services à la personne, etc), les recruteurs peinent à trouver des candidats. Ils doivent alors accorder plus de temps au sourcing, mais aussi, travailler sur la visibilité de l’offre. Votre futur spécialiste en pliage se cache peut-être sur un jobboard spécialisé, que vous n’aviez pas ciblé, faute de temps.
Grâce à la multidiffusion, les offres peuvent toucher une audience beaucoup plus large, en seulement quelques clics. Le site carrière, quant à lui, se révèle être un levier pour attirer davantage de talents. Votre secteur d’activité n’est peut-être pas le plus glamour mais vous pouvez parler de votre culture d’entreprise, de votre ambiance de travail ou encore des contreparties liées au poste.
En automatisant le processus avec un outil ATS, vous vous dégagez du temps pour aller sourcer des profils susceptibles de convenir au poste. Pas besoin d’en avoir des dizaines, il faut juste trouver le bon…
Pour filtrer les candidats
À l’inverse, certains secteurs sont très attractifs et génèrent un grand nombre de candidatures. C’est souvent le cas du marketing, du luxe ou encore de la communication. Face à un afflux massif de candidats, vous vous dites sûrement que vous n’allez pas vous plaindre mais vous pouvez vite vous retrouver sous l’eau.
Le logiciel de recrutement permet de mieux gérer tous les CV reçus, de les trier, de les filtrer et de les classer. Grâce au scoring, les candidatures qui ne sont pas du tout cohérentes avec le profil recherché peuvent être écartées plus rapidement. Car oui, vous recevez des centaines de CV, mais si vous recrutez un développeur Python expérimenté, vous n’avez pas de temps à perdre avec des candidats qui n’ont jamais codé.
Pour mieux suivre les performances
Pour mesurer la performance d’une stratégie de recrutement, il est essentiel de pouvoir accéder à des données chiffrées. Le logiciel ATS propose un onglet Statistiques. Les recruteurs peuvent ainsi consulter de nombreuses informations (durée moyenne du recrutement, nombre de candidatures reçues, statistiques pour chaque jobboard, etc).
Ces différents indicateurs sont utiles pour améliorer en permanence votre processus et pour manier l’art du recrutement comme personne.
Pour gagner du temps
Quand vous embauchez un nouveau collaborateur, combien de fois devez-vous répéter les mêmes actions ? Diffuser l’annonce sur chaque plateforme, réceptionner et trier les candidatures, râler pour chaque CV qui est complètement à côté de la plaque, centraliser les informations dans un tableur ou un CRM, découvrir une semaine après des super CV restés dans vos spams… En vous équipant d’un logiciel ATS, vous automatisez une grande partie de ces missions et vous vous en portez bien mieux.
L’outil aide alors les recruteurs à gagner du temps sur des tâches qui ont peu de valeur ajoutée. Et avec ce temps, vous faites quoi ? Vous accordez plus de temps à vos candidats (qui sont 60 % à souhaiter une meilleure communication lors du processus de recrutement), vous prenez soin d’eux et vous trouvez la perle rare.
Pour travailler sa marque employeur
En un temps ancien, les candidats se présentaient en tremblant devant les recruteurs et croisaient les doigts pour être embauchés. Vous aviez le pouvoir ! Ces dernières années, les nouveaux arrivants sur le marché du travail ont mis un vrai coup de pied dans la fourmilière. Plus question d’aller bosser n’importe où pour gagner sa croûte. L’entreprise ne peut plus seulement offrir un job et un salaire : il faut attirer les candidats et leur donner envie.
Et comment faire pour les séduire ? En travaillant son image et sa marque employeur. Et ça tombe bien, avec le logiciel ATS, c’est exactement ce que vous pouvez faire. La création d’un site vitrine devient facile et rapide, sans avoir besoin de connaissances techniques. Les équipes RH peuvent alors en toute autonomie créer une page qui reflète la culture de l’entreprise, sans avoir un Bac +5 en développement web, et qui réunit toutes les offres en cours.
En parallèle, l’ATS vient consolider tout le processus de recrutement. Une entreprise qui répond plus rapidement aux candidats (ou qui répond tout court), même en cas de refus, ça fait tout de suite plus sérieux, non ? C’est ce que l’automatisation permet. Autant de détails qui finalement n’en sont pas et qui font réellement la différence sur le marché ô combien tendu du recrutement.
Le logiciel ATS est-il fait pour mon entreprise ?
“Un ATS ? Oh pas besoin, on n’est pas chez Amazon”.
Dans l’imaginaire collectif, les solutions ATS sont souvent associées, à tort, aux grands groupes qui recrutent massivement. Pourtant, les petites structures ont aussi leurs propres difficultés de recrutement, et une embauche ratée, c’est un vrai manque à gagner, que l’on soit chez Apple ou dans une PME…
Recruter avec un ATS dans une start-up
On vous le répète : les logiciels ATS ne sont pas réservés aux groupes du CAC 40. Vous recrutez pour une start-up ? Vous êtes aussi concerné par ces outils qui permettent de digitaliser le processus de recrutement. Et pour cause, vous évoluez dans un domaine innovant et vous pouvez connaître un développement fulgurant et soudain… Si vous vous retrouvez à devoir embaucher du jour au lendemain une dizaine de développeurs ou de chargés d’affaires pour porter votre croissance, le logiciel ATS peut clairement vous sortir des ronces…
Sur des marchés très concurrentiels, il est essentiel de pouvoir attirer et recruter les meilleurs experts.
Utiliser un logiciel de recrutement dans une TPE ou PME
Le taux de turnover est plus élevé dans les TPE et les PME que dans les grandes entreprises. Ce phénomène peut trouver son explication dès le processus de recrutement. Vous recrutez un candidat qui n’est pas pertinent, vous apportez les croissants le jour de son arrivée mais pas de chance, il se rend vite compte que le poste ne lui convient pas. En quittant l’entreprise rapidement, il occasionne une réelle perte financière. Et pour vous, c'est le retour à la case départ assuré…
Dans une petite entreprise, il n’y a pas toujours de service dédié en interne au recrutement. Sans ressources nécessaires, pas évident de gérer les candidatures et de leur donner suite. Entre les managers et les dirigeants, tout le monde met alors la main à la pâte. Et au final, la situation fait perdre beaucoup de temps et empêche de se concentrer sur le développement et la croissance de l’entreprise…
Les TPE et PME peuvent donc parfaitement choisir un logiciel ATS, dimensionné en fonction de leurs besoins.
Le logiciel ATS au service des ETI et des grands groupes
Vous recrutez à tire-larigot et vous ne savez plus où donner de la tête ? Si vous travaillez dans une grande entreprise, vous pouvez être amené à recruter des dizaines, voire des centaines de collaborateurs par mois. Vous faites face à de nombreuses campagnes de recrutement actives en même temps, sur plein de postes, et, disons-le : vous avez du mal à retrouver vos petits. Même avec le meilleur département RH au monde, si tout est géré manuellement, les dysfonctionnements peuvent subsister.
Vous n’avez peut-être aucun souci pour attirer les talents. Par contre, dès que vous publiez une annonce, tout le pôle RH est sur le pied de guerre pour réceptionner, trier et gérer les candidatures. Le logiciel ATS aide alors les chargés de recrutement à mieux suivre les candidats, pour un vrai gain de temps et une optimisation des opérations.
Le recrutement sans logiciel ATS : tour d’horizon
Sans ATS, vous savez très bien à quoi ressemble le recrutement : vous devez tout gérer à la main, à chaque étape. Vous perdez du temps et surtout, vous n’êtes pas à l’abri d’une erreur ou d’un oubli. Vous avez loupé l’embauche du siècle à cause d’un mail raté ? La boulette !
Pour recruter sans outil dédié, vous commencez par créer une annonce et par la diffuser. Dès la première étape, c’est fastidieux : vous devez répéter l’opération sur tous les jobboards ciblés. Ensuite, vous poursuivez la gestion des recrutements en réceptionnant les candidatures et en les triant. Vous utiliserez certainement un tableur Excel pour assurer le suivi du processus et pour conserver les informations des candidats. Là encore, c’est répétitif et ennuyant, et surtout, ça peut poser problème pour tout ce qui concerne le Règlement Général sur la Protection des Données. Les logiciels de recrutement intègrent les paramètres RGPD, permettant ainsi de gérer les données en toute légalité. Ça retire une bonne épine du pied…
Mettre en place un outil ATS est l’opportunité de redonner la part belle au cœur de métier des fonctions RH : l’humain. Avec l’automatisation des tâches les plus chronophages, vous êtes plus disponible pour rencontrer les candidats et pour échanger avec eux. Et ça, ça vaut tout l’or du monde !
Attention, retenez bien que l’ATS ne permet pas de trouver les talents à la place du recruteur : il vous dégage le temps nécessaire pour le faire (en d’autres termes, no stress, il ne vous remplacera pas). À la clé, la promesse de ne plus jamais passer à côté d’un futur collaborateur prometteur !