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Qu’est-ce qu’un ATS ?

RH, SIRH, QVT, RPS, SMRH… Les acronymes hantent déjà votre quotidien ? En voici un de plus, mais promis, celui-ci vous veut du bien ! Les lettres « ATS » correspondent à « Applicant Tracking System », ce qui signifie « Système de suivi des candidats ».

En quelques mots, l’ATS est un logiciel qui prend en charge toutes les étapes du processus de recrutement, depuis la diffusion de l’annonce jusqu’au suivi des postulants tout au long du cycle. Bon, il ne fait pas encore les entretiens à votre place mais en tout cas, il vous permet d’automatiser plein d’autres tâches. Résultat : vous gagnez du temps et vous l’utilisez intelligemment pour dénicher la recrue idéale.

Le logiciel ATS en version SaaS

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La plupart du temps, le logiciel ATS est proposé en version SaaS. C’est quoi ça encore ? La solution SaaS (Software As A Service) est tout simplement le Graal : aucune installation n’est nécessaire et pas besoin non plus de compétences spécifiques pour s’en servir.

Le logiciel est déployé sur les serveurs de l’éditeur et vous pouvez y accéder à distance, comme si vous vous connectiez sur LinkedIn ou sur Gmail. Oui, vous l’avez compris, ça veut aussi dire que vous pouvez facilement être tenté de ramener du travail à la maison le week-end…

Le logiciel ATS on premise

À l’inverse, le logiciel on premise est installé sur vos propres serveurs, après l’acquisition d’une licence d’utilisation. Dans ce cas, vous êtes 100 % propriétaire de votre logiciel ATS (félicitations !) et vous gardez le contrôle de vos données.

Vous n’avez pas besoin d’internet pour accéder à votre outil mais le revers de la médaille, c’est que vous ne pouvez pas non plus vous en servir à distance. Globalement, cette solution est plutôt adaptée aux grosses PME et ETI qui ont un pôle IT en interne. Elle est aussi privilégiée par le secteur public, qui a la nécessité de garder ses données en interne (#confidentialité).

Le top 10 des ATS du marché

1 – Flatchr

Flatchr est un logiciel de recrutement qui fonctionne en mode SaaS. Avec un focus sur les fonctionnalités collaboratives, il vous permet de mieux recruter tous ensemble. Le tout, avec une interface fluide et ergonomique et une prise en main rapide. Que demande le peuple ?

La promesse des fondateurs est de vous faire gagner jusqu’à 8 heures par semaine sur la gestion de vos CV (oui, oui, une journée complète, c’est bien ça).

Flatchr propose 5 modules : multidiffusion, site carrière, gestion des candidatures, sourcing et cooptation (le mode de recrutement préféré de 71 % des recruteurs).

Après les mots, les chiffres. Flatchr depuis sa création a déjà traité 3 millions de candidatures et 70 000 offres. Il réunit 15 000 utilisateurs. Une belle famille de recruteurs, de managers et de RH !

2 – Welcome Kit

Alors que 60 % des postulants ont déjà vécu une mauvaise expérience lors du recrutement, Welcome Kit poursuit une vocation : permettre aux entreprises de prendre autant soin de leurs candidats que de leurs clients.

Cet ATS collaboratif est accessible aux clients Welcome to the Jungle et leur permet de gérer tout leur processus, depuis la publication d’une annonce jusqu’à la création d’un site carrière personnalisable. Webedia, Ipsos, BackMarket, Swile ou encore WWF recrutent déjà avec Welcome Kit. Plutôt rassurant, non ?

3 – Beetween

Si vous deviez créer votre propre logiciel de recrutement, à quoi ressemblerait-il ? Les fondateurs de Beetween, recruteurs de métier, ont répondu à cette question en imaginant un ATS accessible et facilement adaptable à tous les besoins de leurs confrères.

Le logiciel digitalise tout le recrutement. Il permet de diffuser des offres en un seul clic sur plus de 150 jobboards et de sourcer directement sur LinkedIn grâce à l’extension Chrome Beetween Sourcing. Une autre fonctionnalité sympa : la planification de visioconférences via la plateforme. Avec 63 % des candidats qui aimeraient faire plus d’entretiens en vidéo, vous allez faire mouche !

4 – WeRecruit

Vous cherchez un logiciel sur mesure capable de s’adapter à vos enjeux RH ? WeRecruit est peut-être l’outil idéal pour vous. Il propose de nombreuses fonctionnalités que vous pouvez sélectionner et associer entre elles. En gros, c’est à vous de construire l’ATS de vos rêves, mais sans avoir besoin de savoir coder…

WeRecruit souhaite optimiser l’expérience des recruteurs, des managers et des candidats, grâce à un système entièrement personnalisable. Vous partez d’une base commune et vous ajoutez ensuite, comme des petites briques, des modules : site carrière, CVthèque, sourcing, mobilité interne, cooptation, entretien vidéo, test de personnalité, statistiques, etc.

Vous avez envie de voir à quoi ça ressemble ? Vous pouvez demander une démonstration en ligne pour découvrir tous les secrets du logiciel.

5 – SmartRecruiters

Logiciel ATS tout-en-un, SmartRecruiters accompagne des grandes entreprises comme Visa, Kiabi, Skechers ou encore LinkedIn dans l’acquisition de leurs talents.

Le logiciel 100 % SaaS propose de nombreux outils pour optimiser tout le processus, depuis le sourcing jusqu’au recrutement final. L’outil va plus loin qu’un ATS classique puisqu’il permet de gérer l’embauche, grâce à la gestion et la validation des contrats directement sur la plateforme.

Avec un module d’onboarding intégré, SmartRecruiters soigne l’expérience candidat jusqu’à l’intégration au sein de l’entreprise et répond ainsi aux attentes des 60 % de postulants qui souhaitent une meilleure communication tout au long du cycle de recrutement.

6 – Talentia

Talentia est une suite complète d’outils RH et financiers, qui peuvent être déployés en SaaS ou on premise.

La suite RH intègre un module dédié au recrutement, qui vous permet ainsi d’automatiser toutes vos activités, depuis la diffusion de l’annonce jusqu’à la finalisation du processus d’embauche. Et pour rester aux côtés de vos collaborateurs tout au long de leur carrière, Talentia propose également un outil de gestion des talents.

Non, il ne suffit pas de recruter les meilleurs profils : il faut ensuite les chouchouter pour leur donner envie de rester longtemps à vos côtés. C’est le seul logiciel de notre top 10 qui intègre un tel module.

7 – Recruitee

Recruitee, c’est qui ? C’est un logiciel de recrutement collaboratif déjà déployé chez Allianz, Primagaz ou Innocent.

L’objectif de l’éditeur : transformer l’embauche en vrai travail d’équipe ! En impliquant plus de collaborateurs dans le processus, Recruitee peut réduire le temps de recrutement de 64 %.

L’outil propose toutes les fonctionnalités classiques de l’ATS : multidiffusion, pipeline, site carrière, CVthèque, etc. Il intègre également de nombreux modules pour collaborer. Vous pouvez ainsi créer une super équipe de recrutement sur la plateforme, accéder à un espace de cooptation, attribuer des rôles à chaque utilisateur ou encore ajouter des commentaires sur les candidats.

8 – Layan

L’ATS Layan propose cinq grandes fonctionnalités : la multidiffusion, la gestion, le suivi, le sourcing et le site carrière. Ces modules essentiels vous aideront à optimiser chaque étape de votre recrutement.

Ne perdez plus de temps à publier vos annonces sur chaque jobboard et lancez la diffusion sur plus de 100 plateformes en même temps.

Trop de candidats ? Filtrez-les grâce au scoring et écartez les CV qui ne correspondent pas à vos attentes. Pénurie de candidats ? Découvrez le sourcing automatique et créez votre site carrière pour booster votre marque employeur.

9 – Taleez

Who is Taleez ? Surprise : encore un logiciel de gestion des recrutements. Déjà utilisé par 5 000 professionnels, s’il vous plaît !

Parmi ses fonctionnalités phares, Taleez permet de diffuser les annonces sur plus de 60 portails et 13 000 formations supérieures, de centraliser toutes les candidatures, d’impliquer les collaborateurs dans l’évaluation et dans la décision et de suivre vos statistiques de recrutement.

En résumé, vous automatisez toutes les tâches dont vous vous passeriez bien et vous économisez du temps pour vos entretiens. C’est quand même le nerf de la guerre dans le recrutement…

10 – ScopTalent

On clôture le bal avec ScopTalent, un logiciel ATS conçu pour contrôler tout votre cycle de recrutement en temps réel.

Comme tout ATS qui se respecte, ScopTalent vous permet d’automatiser toutes vos activités préférées (ou pas, justement), grâce à la publication d’offres, au matching, au sourcing, à la qualification et au suivi des candidats.

Quelques petites options que vous allez aimer : la collaboration avec les managers, la campagne de mails pour envoyer une offre à votre vivier de candidats, l’envoi automatique de SMS pour rappeler un rendez-vous ou encore ScopVisio, le module d’entretien à distance.

Quel est l’ATS du marché qui est fait pour vous ?

Nous vous avons donné un premier aperçu des ATS disponibles sur le marché mais il en existe des dizaines d’autres. Pour faire le bon choix, place à la réflexion. Quels sont vos besoins ? Pourquoi souhaitez-vous mettre en place un logiciel ATS ?

En réalité, il n’existe pas un outil de recrutement meilleur qu’un autre : chacun d’entre eux est conçu pour répondre à des enjeux stratégiques précis. L’ATS parfait pour une petite start-up qui recrute des profils rares et techniques sera peut-être une vraie plaie pour le groupe du CAC 40 qui recrute 100 conseillers de clientèle par mois, et inversement.

Un logiciel de recrutement selon la taille de votre entreprise

Start-up, TPE, PME, ETI : qui êtes-vous ?

Le taux d’équipement en ATS varie selon la taille de la structure. Par exemple, les entreprises de 500 à 999 salariés étaient déjà 34 % à utiliser un logiciel de recrutement en 2016, et celles de 1 000 à 4 999, 65 %, selon une étude de l’Apec.

Depuis, de l’eau a coulé sous les ponts et le RGPD s’est invité à la fête, incitant encore davantage les ressources humaines à digitaliser leurs processus pour ne pas commettre d’impair. Aujourd’hui, toutes les structures peuvent utiliser un logiciel de recrutement, en le dimensionnant selon leurs besoins.

Choisir le bon outil est indispensable pour que son déploiement soit efficace. Par exemple, si vous ne recrutez qu’une dizaine de collaborateurs par an, vous n’avez certainement pas besoin d’un ATS on premise avec une configuration sur mesure et vous pourrez vous contenter d’une formule de base (pour info, Flatchr est accessible à partir de 49 € par mois).

Un outil ATS en fonction de vos enjeux RH

Un autre point important : vos enjeux stratégiques. Comme vous avez pu le constater, de nombreuses fonctionnalités sont disponibles mais elles ne vous seront pas toutes nécessaires. Est-ce que vous avez envie d’aller à un buffet à volonté si vous n’avez pas très faim ? C’est la même chose pour l’ATS : inutile de choisir un module avec des tas d’options si vous ne vous en servez pas. Faites donc le point sur vos besoins principaux afin d’adapter le choix de votre logiciel de recrutement.

Par exemple, si vos annonces suscitent aussi peu d’engouement que Philippe Poutou au premier tour des présidentielles, votre priorité sera d’augmenter leur visibilité et d’attirer plus de candidats. Choisissez donc un ATS orienté sourcing, multidiffusion et site carrière. Si vos recrutements traînent en longueur parce qu’à l’inverse, vous recevez trop de candidatures, optez plutôt pour un logiciel avec des fonctionnalités avancées de tri des CV, pour gagner du temps à cette étape.

C’est déjà le moment de se quitter mais normalement, à ce stade, vous avez toutes les cartes en main pour vous lancer dans l’aventure et pour choisir le bon logiciel.
À vous maintenant de passer à l’action, de digitaliser vos processus RH et de profiter des nombreux avantages de l’ATS (et du luxe d’avoir plus de temps…).