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6 bonnes raisons d’utiliser un ATS pour son recrutement

Start-up en plein essor, PME qui grandit doucement mais sûrement ou groupe international : le logiciel ATS ne boude personne et peut répondre aux besoins de toutes les entreprises qui recrutent. Avec un tel outil, vous faites souffler un vrai petit vent de révolution dans le service RH ! Vous pouvez déjà remballer la paperasse, les piles de CV et les tableurs Excel et dire bonjour à la digitalisation, pour économiser du temps et de l’argent et pour augmenter la qualité de vos embauches.

N°1 – Pour un recrutement plus efficace

logiciel ATS

Même si votre métier est passionnant, on ne va pas se le cacher : il y a plein d’activités dont vous vous passerez bien. Rédiger dix fois la même annonce dans la matinée, réceptionner à tour de bras des CV qui finissent à la poubelle, envoyer le même mail de refus à tous les candidats (quand vous avez le temps…) : vous mettriez bien votre temps et votre énergie ailleurs… Quand vous gérez tout ça manuellement, même en étant le plus méticuleux possible, le risque 0 n’existe pas : vous pouvez zapper un super CV resté dans vos courriers indésirables (vous n’avez déjà pas le temps de lire tous vos mails alors vos spams, n’en parlons pas…) ou bien louper un entretien que vous n’aviez pas noté dans votre agenda.

On respire un grand coup : le logiciel ATS, avec ses nombreuses fonctionnalités, peut vous aider à y voir plus clair dans toute cette pagaille administrative. Vous voulez un petit teaser ? Déjà, en quelques clics, vous pourrez diffuser votre annonce sur tous les jobboards que vous voulez, sans avoir à la recréer à chaque fois. Ça sera déjà une bonne chose de faite… Ensuite, votre boîte mail ne sera plus noyée sous les candidatures : elles seront centralisées sur une plateforme. Vous pourrez suivre l’avancée du recrutement via un workflow et virer tous les post-it de votre écran d’ordinateur. L’outil garde en mémoire toutes les actions effectuées, pour optimiser le suivi du pipeline. Comme ça, vous éviterez de dire à Mr Martin que vous êtes heureux de le rencontrer alors que vous l’avez déjà reçu trois fois en entretien…

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Mr Martin après votre troisième : "Bonjour, parlez-moi de votre parcours."

Vous avez vu des CV intéressants mais vous ne souhaitez pas les retenir pour le poste en question ? Hop, direction votre CVthèque interne, pour une future embauche. 82 % des recruteurs procèdent ainsi pour se constituer un vivier. Vous le voyez venir le gain de temps pour le prochain recrutement ?

N°2 – Pour replacer l’humain au centre

“Le digital tue l’humain blablabla…” Retirez-vous cette idée de la tête : ce qui tue l’humain dans les processus RH, ce n’est pas la digitalisation, mais le manque de temps. Alors justement, en automatisant toutes les tâches les moins fun, le logiciel ATS vous en dégage (du temps). Maintenant que vous n’avez plus à passer des heures chaque jour à trier et classer les candidatures, vous pouvez vous concentrer sur ce que vous aimez le plus : les relations et l’échange. Plus besoin d’expédier les entretiens en 30 minutes parce que vous avez encore des centaines de CV à éplucher avant la fin de la journée.

N°3 – Pour booster sa marque employeur

Ah cette fameuse marque employeur, on vous la rabâche à longueur de temps… Et oui, elle joue un rôle fondamental pour attirer des talents et pour leur donner envie de postuler. Le recrutement, c’est comme sur Tinder : la première impression est la plus importante. Et pour que ça matche, il faut savoir se vendre…

Avec le site carrière, l’outil ATS vous permet de créer une page corporate entièrement personnalisée avec votre identité visuelle et votre storytelling. Mettez le paquet : parlez des conditions de travail attractives, des valeurs de l’employeur, des chiffres clés ou encore de la raison d’être de l’entreprise. Vous auriez envie d’aller manger dans un restaurant sans avoir vu la carte ? Alors annoncez le menu à vos futurs candidats et mettez-leur l’eau à la bouche.

N° 4 – Pour une meilleure expérience candidat

Près de 60 % des candidats estiment avoir eu une mauvaise expérience lors d’un recrutement. Et le problème, c’est qu’ils sont ensuite 72 % à partager leur expérience négative en ligne ou avec d’autres personnes. Bad buzz en perspective pour l’entreprise…

L’expérience candidat correspond au ressenti du demandeur d’emploi par rapport à l’employeur pendant le recrutement. Elle prend en compte toutes les interactions au cours du processus, depuis la lecture de l’annonce jusqu’à la réception de la réponse définitive (qui dans 62 % des cas, n’arrive jamais, #oups). Plus cette expérience est bonne, et plus l’entreprise pourra attirer des talents et faire la différence sur le marché. Au boulot !

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Vos candidats tels que vous devriez les voir 


Grâce au logiciel ATS, vous ne mettrez plus trois semaines à répondre à un candidat et vous pourrez améliorer votre communication. Fini le « ghosting », qui est une pratique qui agace de plus en plus lors du recrutement. Imaginez l’inverse. Vous envoyez une promesse d’embauche à un profil retenu mais plus de son et plus d’image de sa part pendant des jours et des jours. Plutôt frustrant, non ? Chaque candidat attend une réponse, même négative, mais par manque de temps, de nombreuses entreprises font l’impasse sur cette étape pourtant clé. Avec la création de modèles et l’envoi automatique de mails, l’outil de recrutement offre une expérience plus personnelle aux candidats.

N° 5 – Pour des embauches plus collaboratives

On est au 21ème siècle : le pôle RH ne recrute plus tout seul dans son coin. Les recrutements deviennent de plus en plus collaboratifs et les managers opérationnels viennent mettre leur grain de sel, pour apporter un autre œil. Avec le logiciel ATS, plusieurs utilisateurs peuvent accéder à la plateforme et suivre le processus. Plus besoin de multiplier les allers-retours par mail pour commenter les CV et pour recueillir les avis des uns et des autres (avec le risque de se tromper de destinataire et de vivre un moment gênant…). En gros, les fonctionnalités collaboratives vous aident à rendre tout le processus plus fluide et plus transparent. Et ça, on aime !

L’outil de recrutement permet de mieux travailler ensemble et de faire collaborer des services qui n’ont pas forcément l’habitude d’avancer main dans la main. Un point de plus pour la convivialité et la culture d’entreprise !

N°6 – Pour être en conformité avec la loi

Le RGPD, ça vous parle ? Le Règlement Général sur la Protection des Données a fait couler beaucoup d’encre dans l’univers RH (et peut-être même des larmes). En (très très) gros, de nombreuses informations personnelles sont collectées, traitées et conservées dans le cadre d’un recrutement. Et pour les recueillir et les utiliser en toute légalité, les ressources humaines doivent adapter leurs pratiques. On ne rigole pas avec ça.

Par exemple, en cas de candidature refusée, le recruteur doit informer chaque candidat s’il souhaite conserver son dossier. Ce dernier a la possibilité d’en demander la suppression à tout moment. Le logiciel ATS permet d’intégrer cette notion dans les mails automatiques, pour éviter tout oubli. Parce que clairement, vous n’êtes pas une machine et vous ne pouvez pas penser à tout…

Un autre exemple. Sauf accord formel (ah oui, ça rigole vraiment pas…), les données doivent être détruites au plus tard 2 ans après le dernier contact. Là encore, l’outil de recrutement permet d’automatiser la demande d’accord du candidat, pour conserver plus longtemps son dossier. Et si vous avez bien suivi, vous en faites quoi du dossier ? Vous le rangez dans votre CVthèque, oui.

Les avantages d’un ATS selon vos enjeux RH

Le logiciel ATS a plein d’atouts mais qu’on se le dise franchement : certains ne vous concernent peut-être pas. Chaque entreprise a ses problématiques selon sa taille, son secteur d’activité ou encore son organisation interne. Et selon les cas de figure, votre futur outil de recrutement peut vous sauver la mise.

Faire face à une pénurie de candidats

Parmi les principales difficultés de recrutement évoquées par les entreprises, 86 % concernent un nombre insuffisant de candidats. Vous donnez tout pour rédiger la meilleure des annonces, vous la lancez en grande pompe sur les jobboards et sur les réseaux sociaux, et là, c’est la douche froide : aucun poisson ne mord à l’hameçon.

Cette pénurie est particulièrement prononcée pour les métiers peu qualifiés, dans la restauration, l’aide à la personne, la santé, le BTP ou encore l’industrie. Certaines compétences se font aussi plus rares : les entreprises peinent également à embaucher des cadres R&D en informatique, des techniciens de maintenance IT, des agents immobiliers ou encore des cadres dans le secteur bancaire.

Avec le logiciel ATS, vous pouvez augmenter la visibilité des offres, grâce à la multidiffusion. Le site carrière est un aussi un levier intéressant pour attirer plus de profils. Patience, les CV vont arriver !

Gérer un afflux massif de candidatures

Parfois, c’est le problème inverse. À peine l’offre postée, vous vous retrouvez déjà avec des dizaines de candidatures avant même d’avoir eu le temps de finir votre café. Au secours : comment optimiser la gestion et fiabiliser le recrutement ?

Recevoir beaucoup de CV, en soi, c’est plutôt cool. Votre entreprise est attractive, elle évolue sur un secteur porteur. Mais d’un point de vue purement opérationnel, n’ayons pas peur des mots : c’est l’enfer. Quand vous recevez des centaines de mails pour un poste, difficile de sélectionner les bons profils. Plus il y a de candidats, et plus le processus de recrutement risque d’être long…

 

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Lorsque vous venez de publier une annonce pour un poste en marketing

En ayant recours à un logiciel ATS, vous pourrez plus facilement trier et gérer les nombreuses candidatures. Vous pourrez également vous appuyer sur le scoring pour mettre de côté les CV qui ne sont pas en adéquation avec la recherche (à utiliser avec modération ! On en parle dans notre article sur les limites de l’ATS). La centralisation évite également de se laisser submerger et de passer à côté d’un profil intéressant. Et plutôt que de jeter aux oubliettes les candidatures non retenues, elles pourront rejoindre la CVthèque pour de futurs besoins.

Pallier le manque de pôle RH

Vous faites partie d’une petite entreprise ? Vous n’avez clairement pas le même pôle RH que chez EDF ou Veolia. Dans les petites structures de moins de 20 salariés, souvent, ce sont les dirigeants ou les managers eux-mêmes qui s’occupent des embauches. Aïe aïe aïe. Résultat : ça se disperse dans tous les sens et personne n’est efficace, ni pour le recrutement, ni pour ses activités principales.

L’outil ATS apporte alors un soutien considérable, en faisant gagner du temps à chaque étape. Grâce à la multidiffusion, plus besoin de créer et de diffuser manuellement l’annonce sur chaque jobboard. Via le tableau de bord qui centralise toutes les candidatures et les processus en cours, les utilisateurs peuvent ensuite avoir une vision globale sur le recrutement et sur l’avancée des candidats dans le workflow.

Enfin, l’envoi de mails automatiques selon des modèles prédéfinis, la constitution progressive d’un vivier de talents et la synchronisation avec la messagerie et l’agenda sont autant de fonctionnalités pratiques pour optimiser tout le cycle. Respirez : tout est sous contrôle.

Améliorer sa stratégie de recrutement

Faute de temps et de données à exploiter, de nombreuses entreprises s’enlisent dans une stratégie de recrutement peu performante, sans jamais la remettre en question. Et personne ne vous jette la pierre ! Pourtant, la mise en place et le suivi de certains indicateurs pourraient faire gagner du temps et de l’argent. Là, on sait qu’on a toute votre attention.

Le logiciel ATS permet d’accéder à des métriques diverses. Quelles sont les plateformes qui génèrent le plus de candidatures ? Sur quel jobboard votre annonce a-t-elle fait un bide total ? Combien de temps dure le recrutement en moyenne ? Quel est le nombre moyen de CV reçus par poste ? Quelles sont les étapes les plus chronophages ? Toutes ces informations chiffrées sont importantes pour améliorer la stratégie de recrutement en permanence.

Ces dernières années, le logiciel ATS s’est fait une place de choix dans les pôles RH, dans les entreprises de toute taille. Vous êtes passé à côté ? Il est temps de rectifier le tir.

Meilleure organisation, gain de temps, marque employeur boostée, recrutement de plus grande qualité : tout est réuni pour que le recrutement devienne une partie de plaisir. Beaucoup d’atouts, mais attention : ça reste juste un outil, qui ne se substitue pas à l’œil de l’expert (oui, c’est vous).