ATS recrutement : tout ce qu’il faut savoir
Les nouvelles technologies, que ce soit « votre truc » ou non, impossible de passer à côté, même dans le pôle RH. Parmi les priorités stratégiques des ressources humaines en 2022, le logiciel de recrutement est en tête de liste, avec 49 % des suffrages.
ATS, outil de gestion de CV, solution d’acquisition de talents : peu importe le petit nom que vous lui donnez dans l’intimité, le plus important, c’est ce qu’il peut faire pour vous. Le logiciel ATS vous accompagne à chaque étape du recrutement, vous aide à gagner du temps et vous permet d’améliorer la qualité de vos embauches. Vous auriez tort de vous en priver !
Définition de l’ATS
Derrière l’acronyme ATS, se cache l’ « applicant tracking system ». Ça ne vous parle pas ? En français, ça donne « système de suivi des candidatures ». Là-haut, tout s’éclaire.
L’ATS fait partie du SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), déjà bien connu dans le monde RH depuis les années 70 (ça ne nous rajeunit pas tout ça…). Ces solutions représentent 5 % du marché global des logiciels et progressent chaque année de 7 %, selon une étude Markess.
Pour vous résumer grossièrement, le SIRH englobe tous les outils digitaux dédiés aux différentes fonctions du service RH, du recrutement du personnel jusqu’à la paie en passant par l’onboarding, le learning management ou encore la gestion des absences. Oui, tout ça.
L’ATS n’est donc qu’une toute petite partie de cet écosystème et se spécialise dans la gestion des candidatures. Il permet d’automatiser un certain nombre de tâches que vous réalisez habituellement à la main et vient remplacer le tas de CV imprimés qui encombre votre bureau (et la planète vous claque aussi un High-Five).
Le logiciel ATS en SaaS VS on premise
C’est ici que les choses se corsent. Comme pour tous les logiciels, l’ATS se décline en version SaaS ou on premise.
Le SaaS (Software As A Service) est un logiciel directement hébergé chez l’éditeur. Vous y accédez tout simplement en tapant son URL (au secours, encore un acronyme) dans votre navigateur, comme pour n’importe quel site. Une fois que vous avez souscrit un abonnement, vous pouvez donc prendre en main immédiatement votre ATS, sans aucune installation.
Avec le logiciel on premise, c’est tout l’inverse. Il est installé directement chez vous, sur vos serveurs, après l’acquisition d’une licence. En gros, c’est vous le patron ! Cela vous permet de conserver toutes vos données chez vous, ce qui est un vrai point fort si vous évoluez dans un secteur d’activité sensible ou dans le public. Cependant, l’investissement de départ est plus important et la maintenance est plus lourde.
Pour résumer :
- L’ATS en SaaS : c’est une solution flexible, avec un investissement limité, qui offre un accès à distance depuis n’importe quel terminal. Une connexion internet est obligatoire et les données sont stockées chez l’éditeur.
- L’ATS on premise : le logiciel est installé chez vous et vous gardez le contrôle total de vos données. L’installation est plus coûteuse et l’ATS n’est pas accessible à distance.
À qui s’adresse le logiciel ATS ?
Réponse simple : à tout le monde. Que vous soyez chargé de recrutement dans une entreprise, recruteur dans un cabinet, dirigeant d’une PME, manager dans une ETI ou simplement salarié, le logiciel ATS propose de nombreuses fonctionnalités pour rendre tout le processus d’embauche plus efficace et plus collaboratif. Et concernant le type d’entreprise, même constat. Les start-up, les TPE, les PME, les ETI ou les grands groupes, de n’importe quel secteur d’activité, peuvent tirer profit d’un ATS.
Bon, le seul prérequis, c’est quand même que vous recrutiez…
Le logiciel ATS : comment ça marche ?
Chaque logiciel ATS a ses propres fonctionnalités et particularités. Certains sont basiques et centralisent simplement vos candidatures. D’autres vont bien plus loin et vous permettent de collaborer, de planifier des entretiens en visio, d’envoyer des tests de personnalité, de recruter par cooptation ou encore de sourcer des talents sur les réseaux sociaux. Un jour, ils serreront peut-être même la main aux candidats à votre place, qui sait ?
Dans tous les cas, vous retrouverez un socle commun sur tous les ATS, à chaque étape clé du recrutement.
Attirez les talents
Le b.a.-ba, c’est quand même de faire venir les candidats à vous. Et oui, pas de candidatures, pas de processus de recrutement ! Et pour sourcer des pépites, chaque recruteur a ses petites habitudes. 58 % utilisent leur propre réseau, 42 % privilégient la cooptation et 50 % ont recours aux réseaux sociaux.
Et vous, c’est quoi votre truc ?
Peu importe le canal que vous choisissez, vous ne pourrez pas éviter l’étape clé de la diffusion de l’annonce. Pour optimiser sa visibilité, vous allez probablement la poster sur plusieurs jobboards, sur les réseaux ou encore sur votre site carrière. Une vraie perte de temps ! Le logiciel ATS automatise cette tâche et permet la multidiffusion des offres d’emploi en quelques clics.
Bonjour candidat. Voici notre offre d'emploi.
Vous avez posté vos annonces mais c’est le calme plat ? Il y a d’autres leviers à activer avec le logiciel de gestion de CV. Créez votre propre site carrière, racontez votre histoire, faites rêver les candidats : bref, travaillez votre marque employeur. Cette dernière, selon 72 % de vos copains recruteurs, a un impact très positif sur le recrutement.
Utilisez les fonctionnalités avancées de sourcing pour aller pêcher des talents à votre place sur les réseaux sociaux. Automatisez l’envoi des offres à votre vivier de candidats lorsque vous ouvrez un nouveau poste. Y a plus qu’à !
Faites le tri et sélectionnez vos candidats
Ça y est, les CV arrivent par vagues. Vous pouvez vite vous retrouver sous l’eau si vous gérez tout à la main. L’outil de gestion de CV arrive à votre rescousse et vous aide à trier toutes vos candidatures en quelques clics. Elles sont centralisées sur votre tableau de bord et vous pouvez voir en un coup d’œil celles qui sont en attente de traitement, celles qui ont été rejetées ou celles qui sont passées à l’étape suivante. Un vrai gain de temps…
Vous recevez des centaines de CV dès que vous postez une annonce ? Vous devez alors les analyser le plus rapidement possible, et en moyenne, cela vous prend 34 secondes pour chacun d’entre eux.
Le logiciel ATS vous permet de faire un premier tri des candidatures, selon vos critères paramétrés en amont. Après ce filtrage, vous pouvez ainsi accorder plus de temps à la lecture des CV qui restent dans la course. Quand on sait qu’un candidat peut passer 3 à 4 heures à peaufiner sa candidature, ça vaut le coup de s’y attarder !
Communiquez facilement
Après le tri des CV, vous avez désormais votre première short list de candidats. Vous allez devoir entrer en contact avec chacun d’entre eux. Selon les recruteurs, plusieurs étapes peuvent venir s’ajouter au processus.
Certains vont faire passer des tests d’évaluation, notamment sur des postes techniques, ou encore des tests de personnalité. D’autres vont d’abord réaliser des pré-qualifications par téléphone (vous êtes 62 % à le faire). Ce sont autant de tâches qui s’ajoutent à votre to-do list déjà longue comme le bras.
Mettre en place un outil de recrutement permet de communiquer plus facilement avec vos candidats, directement depuis la plateforme. Automatisez l’envoi des mails pour les tests et évitez de le faire manuellement. Planifiez vos rendez-vous et synchronisez-les avec votre agenda. Activez les notifications pour être sûr de ne pas louper un entretien. Certains logiciels permettent même de programmer un envoi automatique de SMS aux candidats pour leur rappeler leur rendez-vous.
La communication, ce n’est pas qu’avec les candidats, ça se passe aussi en interne. L’ATS vous permet de collaborer plus facilement sur la plateforme. Chaque utilisateur peut voir où en est le recrutement et ajouter ses propres commentaires sur les CV.
Vous verrez, ça fait du bien de ne plus recevoir toutes les cinq minutes des notifications Slack de Nathalie, Jean-Charles et Sophie qui veulent savoir si vous avez déjà planifié un entretien avec untel ou si vous avez reçu des candidatures intéressantes pour le poste de Business Developer de leur équipe.
Vous face à votre chaîne "recrutement" sur Slack désormais.
Suivez votre pipeline
Lorsque vous avez 2 ou 3 candidats à suivre, c’est plutôt easy. Mais lorsque vous en avez des dizaines, sur plusieurs postes ouverts, ça devient vite la pagaille.
L’ATS vous permet de suivre votre pipeline de candidats et de les faire « glisser » tout au long du processus pour garder le fil. Vous connaissez Trello ? C’est le même principe.
À chaque fois que votre candidat passe une nouvelle étape, vous le faites avancer dans la colonne suivante et vous gardez une visibilité parfaite sur toutes vos opérations en cours. Par exemple, un candidat qualifié pour le poste pourra passer successivement de « Évaluation à envoyer » à « À contacter pour préqual » puis à « À contacter pour entretien ».
L’étau se resserre à chaque fois pour que vous vous retrouviez au bout de la course avec LE candidat final qui ira jusqu’à l’embauche. Et qui remportera les 100 000 €. Ah non, ça, c’est dans Pékin Express.
Les 6 questions les
plus fréquentes sur l’ATS
L’ATS est encore un mystère pour de nombreux recruteurs. Ce sont souvent les mêmes interrogations qui reviennent. Alors, pour vous aider à lever tous vos doutes, la rédaction vous devance et répond à vos questions, avant même que vous ne vous les posiez.
ATS et recrutement : les ressources pour aller plus loin
Fonctionnalités, avantages, limites, utilisation… Notre guide vous présente l’ATS sous toutes ses coutures mais le sujet est vaste. Il y a encore beaucoup à découvrir !
Si vous souhaitez devenir totalement incollable sur les logiciels de recrutement et maîtriser toutes leurs subtilités, parcourez les différentes ressources que nous avons dénichées pour vous dans les méandres du web. C’est cadeau…
- Besoin d’aide pour trouver les bonnes questions à poser aux éditeurs d’ATS ? Gardez sous le coude cette check-list de l’École du recrutement.
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- Et pour finir sur une note plus légère, servez-vous un café et détendez-vous un peu avec les demandes les plus inattendues des candidats. Vous aurez peut-être une sensation de déjà-vu…