Comment choisir un ATS pour son recrutement ?
Selon une enquête HelloWork, 46 % des professionnels du recrutement utilisent un logiciel ATS. Ce dernier apporte une véritable valeur ajoutée tout au long du processus de recrutement, à condition de choisir le bon ! Alors avant de foncer tête baissée avec le premier venu, posez-vous les bonnes questions. Pour vous aider dans cette étape importante de votre digitalisation RH, nous avons passé au crible tous les éléments importants à vérifier.
À la fin de cet article, promis, vous aurez toutes les cartes en main pour choisir la bonne solution ATS et pour booster votre stratégie de recrutement. C’est parti ?
Les différents types d’ATS
Il existe des dizaines (même des centaines) d’éditeurs d’ATS sur le marché mais ce logiciel, globalement, se classe dans deux grandes catégories : la solution SaaS et l’ATS on-premise. Pas de panique : on vous les décrypte.
L’outil SaaS fonctionne grâce au cloud. Il est accessible à distance, depuis n’importe quel terminal (#pratique). En résumé : il n’y a pas besoin d’installation, tout est entièrement externalisé. A contrario, le logiciel on-premise doit être installé sur l’ordinateur. Le déploiement est donc plus lourd et moins flexible, sans possibilité d’accès à distance. Les entreprises qui n’ont pas de pôle IT en interne, un conseil : fuyez, et privilégiez le SaaS, vous nous remercierez.
Les ATS peuvent aussi se classer par type de facturation. Certains sont totalement gratuits, mais proposent des fonctionnalités limitées. Logique. Ils peuvent se révéler utiles pour un recrutement ponctuel, par exemple. Ensuite, d’autres fonctionnent en « freemium ». Cela signifie que l’utilisation est gratuite, mais qu’il y a un plafond (par exemple, 1 recrutement par mois).
Globalement, le business model le plus répandu est celui qui fonctionne avec un abonnement mensuel par utilisateur. Plus l’équipe RH est importante et plus le prix du logiciel grimpe (les multinationales : tremblez !).
Les critères importants pour bien choisir son logiciel de recrutement
Meilleur ami des recruteurs, l’ATS, ou Applicant Tracking System, les aide à gérer le processus de recrutement de bout en bout. Il peut parfois être intégré dans une solution SIRH plus globale, qui offre alors la possibilité de gérer également la paie, par exemple. Cet outil, dans tous les cas, a pour objectif de simplifier le quotidien des chargés de recrutement. Et dieu sait que vous avez bien besoin d’un petit coup de pouce…
Avant de le déployer dans l’entreprise, voici la check-list de tous les points importants à étudier. Objectif : adopter un outil efficace et performant, qui fera vraiment bouger les choses !
Vos enjeux RH
Première piste de réflexion pour choisir le bon logiciel ATS : faites un état des lieux de votre stratégie RH actuelle.
Souhaitez-vous vous équiper d’un outil pour gagner du temps ? Pour trouver plus de candidats ? Pour booster votre marque employeur ? Pour faire comme les autres ? Ou encore pour collaborer plus facilement en interne ? Vous verrez que les solutions de recrutement offrent de nombreux avantages, à chaque étape du processus : à vous de définir ceux qui sont indispensables à vos yeux, et ceux qui sont superflus. N’hésitez pas à organiser une réunion café-croissants avec toutes les parties prenantes (RH, managers, DAF, CEO…) et à identifier tous ensemble les pain points de votre processus de recrutement.
Jean-Michel, il y a des croissants en salle C.
Les besoins en recrutement
Combien de nouveaux talents recrutez-vous chaque année ? Vous ne choisirez pas le même ATS si vous êtes une petite PME qui recrute 10 collaborateurs par an que si vous êtes un groupe international qui embauche à tour de bras tous les quatre matins.. Faites le point sur vos besoins immédiats en recrutement et n’hésitez pas à vous projeter sur le moyen terme.
Interrogez-vous également sur les profils qui rejoindront prochainement vos rangs. Avez-vous autant de mal à trouver des candidats qualifiés que des pâtes dans les supermarchés pendant le Covid ? Recrutez-vous dans un secteur d’activité tendu ? À l’inverse, faites-vous face à un afflux massif de candidatures, que vous avez du mal à gérer ? En compilant toutes ces informations, vous pourrez plus facilement choisir la bonne formule pour votre futur ATS.
Les utilisateurs de l’ATS
Au sein de l’entreprise, qui sera amené à utiliser le logiciel ATS ? Là encore, c’est une question importante à soulever. D’une part, pour savoir si vous devez mettre ou non l’accent sur les fonctionnalités collaboratives. D’autre part, pour choisir l’interface la plus simple et la plus fluide possible si les managers utilisent aussi le logiciel. Si les collaborateurs doivent avoir fait Maths Sup pour se loguer sur l’ATS, il y a de grandes chances qu’ils le boudent.
Le nombre d’utilisateurs a aussi un impact sur le prix de l’abonnement : un détail à ne pas négliger. N’oubliez pas que travailler ensemble, c’est bien, mais que si Pierre, Paul et Jacques y vont de leur petit commentaire à chaque étape du recrutement, vous risquez de ne pas avancer. La collaboration, oui, mais quelqu’un doit garder la main et trancher, sinon, elle devient contre-productive.
Les fonctionnalités de l'ATS
Globalement, vous l’avez compris : le rôle d’un logiciel ATS est d’automatiser le processus de recrutement, de A à Z . Mais d’un recruteur à un autre, les difficultés rencontrées ne sont pas forcément les mêmes. Il y en a chez qui les candidats ne se bousculent pas au portillon et d’autres qui, à l’inverse, sont totalement ensevelis sous les CV (#sendhelp).
Certaines fonctionnalités seront donc incontournables pour vous, alors que d’autres vous sembleront moins essentielles dans l’immédiat.
Tour d’horizon des 4 grands volets traités par les outils de recrutement.
La multidiffusion des annonces
Les réseaux sociaux et le réseautage ont gagné du terrain ces dernières années dans le recrutement, mais dans 89 % des cas, c’est la bonne vieille offre d’emploi qui est utilisée pour trouver des candidats.
Avec le logiciel ATS, vous pouvez facilement diffuser vos offres sur tous les jobboards, sans avoir à les saisir manuellement. Cette fonctionnalité permet un gain de temps considérable en automatisant une tâche chronophage. À la clé, un impact très positif sur la visibilité de l’annonce, qui peut alors être diffusée sur des dizaines de plateformes, pour toucher le maximum d’audience (et moins de crampes aux doigts pour nos amis recruteurs).
La gestion et la centralisation
Après la publication de l’annonce, vous passez généralement au tri et à la gestion des candidatures (et souvent, pour ceux qui en ont encore, vous vous arrachez les cheveux). Avec un outil ATS, elles sont toutes centralisées et accessibles depuis le tableau de bord. Le recruteur, et tous les autres collaborateurs impliqués (responsables RH, managers, etc) peuvent alors suivre l’avancée des candidats dans le workflow, pour une meilleure organisation. Les CV non retenus sont intégrés dans une bibliothèque virtuelle, créant ainsi un vivier de talents potentiels pour des futurs postes.
Le site carrière
De plus en plus présent au sein des logiciels ATS, le site carrière, c’est un peu comme la vitrine d’une boulangerie-pâtisserie : c’est l’endroit idéal pour montrer vos plus beaux éclairs au chocolat, pour mettre l’eau à la bouche et pour donner envie aux passants de pousser la porte du magasin. Pour une entreprise, c’est la même chose. Il faut attirer les candidats potentiels en leur parlant des points d’attractivité de la société, de ses valeurs ou encore des perspectives d’évolution. En gros : il faut vendre un peu (beaucoup) de rêve, et le site carrière est la meilleure manière de le faire.
Le suivi
Vous avez mis en place des actions pour améliorer votre stratégie de recrutement ? Bravo !
Vous n’en suivez pas les retombées ?
Vous avez travaillé pour rien !
Le logiciel ATS peut proposer une rubrique dédiée aux statistiques. Dans ce cas, les utilisateurs accèdent à des rapports d’activité complets et peuvent ainsi mesurer la performance de leurs recrutements, pour les rendre plus efficaces. Les KPI sont le nerf de la guerre pour optimiser vos processus. Certains logiciels vont encore plus loin et aident à prendre les meilleures décisions, en identifiant les faiblesses à chaque étape du recrutement.
Le budget
On ne va pas se mentir : le prix du logiciel ATS reste évidemment un critère important, qui a un impact non négligeable sur la décision finale. Renseignez-vous également sur les frais d’installation qui peuvent alourdir la facture. La bonne nouvelle, c’est qu’avec l’avènement des logiciels SaaS, il n’y a généralement plus rien à installer, et ça fait de belles économies.
L’ATS est souvent proposé sous forme d’abonnement, mensuel ou annuel, qui peut évoluer selon plusieurs critères :
· Le nombre d’utilisateurs.
· Le nombre de jobboards pour la multidiffusion.
· Les options (site carrière, scoring, etc).
· Le nombre d’annonces / de postes.
Ne vous focalisez pas uniquement sur le coût du logiciel ATS mais calculez plutôt les gains opérationnels qu’il pourrait engendrer dans votre processus de recrutement. Si votre outil vous coûte 300 € par mois mais qu’il vous permet de recruter 3 fois plus vite, l’investissement en vaut la peine.
La flexibilité
À quel point votre ATS est-il souple ? Quand on parle de souplesse, on ne demande pas à votre logiciel de faire la position du lotus mais plutôt d’être capable d’évoluer et de grandir en même temps que vous. Ces prochaines années, vos besoins vont changer. Votre entreprise a explosé les compteurs et vous avez soudainement besoin de recruter 50 conseillers de clientèle ? Votre équipe RH vient d’intégrer 10 nouvelles recrues qui doivent avoir accès au logiciel ATS ? Votre outil devra être flexible, pour que vous puissiez moduler les fonctionnalités au fil du temps. À ce titre, le support client joue donc un rôle capital : sa réactivité et sa disponibilité devront être également des critères à prendre en considération.
La sécurité
Comme pour tout autre logiciel, ne négligez pas non plus l’aspect lié à la sécurité. Notamment, assurez-vous que les données hébergées soient bien protégées et que le processus de recrutement et de collecte des informations personnelles soit conforme aux impératifs du Règlement Général sur la Protection des Données. Le RGPD n’est clairement pas la partie la plus glamour de votre métier, alors si vous pouvez trouver un ATS réglo à ce niveau-là, c’est le jackpot !
Choisir et mettre en place un ATS en 3 étapes
Vos besoins sont plus clairs ? Passez à l’action. Vous avez désormais toutes les cartes en main pour comparer les différents logiciels disponibles sur le marché et pour identifier celui qui saura répondre à vos attentes. À vous de jouer : suivez les trois étapes suivantes pour adopter votre outil de recrutement et pour réussir sa mise en place.
N°1 – Faites un benchmark du marché
“Benchmark” est certainement le mot préféré de vos collègues du marketing mais pas forcément le vôtre… Rassurez-vous, il existe des comparateurs de logiciels métiers en ligne pour vous aider à benchmarker le marché en quelques clics. La plateforme GetApp, par exemple, recense plusieurs centaines de solutions dans la catégorie « ATS ». Avec le système de filtres, vous pourrez repérer plus facilement et plus rapidement les outils qui répondent à vos besoins. Sélectionnez par exemple le nombre de collaborateurs de votre entreprise, le type de licence, les fonctionnalités souhaitées ou encore les langues disponibles, et faites votre shopping parmi les résultats. N’hésitez pas à consulter les notes et les avis de chaque logiciel pour isoler votre top 10 ou votre top 5. Rendez-vous ensuite directement sur les sites de chaque éditeur, pour consulter plus en détail l’offre proposée. Un petit tour sur les réseaux sociaux vous permettra également d’en savoir plus. Enfin, parlez-en autour de vous : le bouche-à-oreille reste très efficace pour découvrir un outil que vous n’auriez peut-être pas choisi spontanément.
Alors oui, ça prend du temps, mais changer d’ATS au bout de deux mois parce qu’il ne vous convient pas, ça en prend aussi…
N°2 – Testez le logiciel
Les éditeurs de logiciels ATS proposent généralement une démonstration complète de leur suite d’outils. S’ils sont sympas, vous pourrez aussi accéder à une version d’essai (pendant 15 ou 30 jours, par exemple), avant de vous engager sur le plus long terme. C’est une étape indispensable pour être sûr de faire le bon choix, avant de jurer fidélité à votre ATS !
À ce stade, n’hésitez pas à poser toutes les questions au commercial et à rentrer dans le détail des fonctionnalités (non, vous n’êtes pas chiant, vous êtes pointilleux). Mettez tout de suite les pieds dans le plat et parlez aussi du tarif, pour éviter les mauvaises surprises. Faites tester le logiciel par les différents services qui seront amenés à l’utiliser, pour obtenir une vision globale.
N°3 – Adoptez l’outil et déployez-le à plus grande échelle
La phase de test est concluante ? Bingo : vous pouvez désormais vous engager auprès de l’éditeur et déployer l’outil dans votre entreprise. La mise en place d’un logiciel ne s’improvise pas : soyez méthodique. Ça ne paraît pas comme ça mais c’est un vrai changement en interne ! Les processus de recrutement peuvent être perturbés le temps de prendre en main le logiciel. Conseil d’ami : choisissez une période plutôt creuse.
Quel ATS choisir selon votre entreprise ?
Pas besoin d’être un groupe du CAC40 pour utiliser un logiciel ATS. Les petites structures, qui recrutent une dizaine de salariés par an, peuvent aussi être dans la course.
On dit souvent que la taille ne compte pas, mais pour choisir un outil de recrutement, si ! Il est important d’adopter une solution bien dimensionnée, qui pourra s’adapter à vos volumes de recrutement.
Choisir un ATS pour une TPE ou PME
31 % des entreprises qui ont moins de 250 salariés utilisent un logiciel ATS. TPE ou PME : les enjeux du recrutement sont multiples. Souvent, le turnover est plus élevé. Les salariés aiment travailler dans une ambiance conviviale, esprit start-up, mais quand ils se sont débaucher par un grand groupe qui sort le paquet niveau avantages, c’est difficile de rivaliser. Pour ces mêmes raisons, les petites structures font souvent face à une pénurie de candidats et/ou un manque de profils qualifiés.
Pour toute la partie sourcing, vous pourrez compter sur le soutien de votre outil ATS. Il vous aidera à donner une plus grande visibilité à vos offres et à booster votre marque employeur. Concrètement, choisissez donc un logiciel qui vous permettra de créer le plus beau site carrière. Pensez également à prendre une formule avec le maximum de jobboards inclus pour la multidiffusion. Le tour est joué !
Choisir un ATS pour un grand groupe
65 % des entreprises avec 1 000 à 4 999 salariés ont recours à un outil de recrutement. Et pour celles qui embauchent plus de 5 000 personnes, le chiffre grimpe même à 68 %. Plutôt logique : le pôle Ressources Humaines doit faire face à de nombreux recrutements chaque mois et l’utilisation d’un logiciel ATS est donc incontournable. Pour les grands groupes, le défi principal est de gagner en efficacité et en performance.
Orientez-vous donc vers un logiciel complet, qui vous apportera toutes les fonctionnalités nécessaires pour un processus de recrutement aux petits oignons. Multidiffusion, scoring, vivier de candidats, statistiques et évidemment, centralisation des candidatures : vous allez vous éclater ! Focus aussi sur la collaboration, qui est importante pour impliquer les managers opérationnels.
Pour choisir votre ATS, l’ingrédient secret, c’est d’avoir de la méthode. Prenez le temps de réfléchir à vos enjeux RH et à vos habitudes de recrutement, pour identifier LE logiciel qui est fait pour vous. Sur ce marché qui grandit à la vitesse grand V, de nouveaux acteurs voient régulièrement le jour, et proposent toujours plus de fonctionnalités inédites. Vous aurez l’embarras du choix et vous pouvez être sûr, dans tous les cas, que le recrutement n’a pas fini d’être réinventé.
Ne loupez pas le train en marche…