À quoi sert un outil de gestion de CV ?
51 % des recruteurs reçoivent plus de 20 candidatures par poste et pour 15 % d’entre eux, le chiffre grimpe au-delà de 50.
Et vous, combien en traitez-vous chaque jour ?
La réception, l’analyse et le tri des CV font partie intégrante de votre job, pourtant, ce ne sont clairement pas les activités qui vous donnent envie de vous lever le matin… Quand vous avez signé pour une carrière RH, c’était pour l’humain, pas pour la paperasse !
L’outil de gestion de CV (aussi appelé logiciel ATS), déjà adopté par la moitié de vos confrères, peut changer la donne et simplifier votre quotidien.
Qu’est-ce qu’un outil de gestion de CV ?
Son intitulé devrait déjà vous donner quelques indices : un outil de gestion de CV, ou un ATS, permet tout simplement de gérer les candidatures lors du processus de recrutement. Alors non, le logiciel ne va pas recruter à votre place pendant que vous aurez les doigts de pieds en éventail sur le sable chaud, mais une chose est sûre, il vous sera d’une aide précieuse.
Il existe de nombreux logiciels sur le marché pour gérer les candidatures. Chacun présente ses spécificités mais globalement, le fonctionnement est assez similaire :
1. Pour commencer, vous ouvrez votre poste, vous créez votre annonce et vous la diffusez (partout où vous voulez : sur les réseaux sociaux, sur tous les jobboards de votre choix, sur votre site carrière, #skyisthelimit).
2. Vous recevez les premières candidatures directement sur votre tableau de bord. Elles sont enregistrées et vous avez ensuite la main dessus.
3. L’algorithme de tri analyse tous les CV selon vos paramètres et vous permet de filtrer les candidats qui ne répondent pas à vos critères.
4. Pour aller plus loin, vous pouvez faire passer un test d’évaluation aux candidats sélectionnés. Plutôt recommandé si vous embauchez un profil technique.
5. Après le tri et le test, vous avez déjà certainement une première liste qui se dessine. Le logiciel de gestion de CV vous permet de planifier facilement et rapidement les entretiens et de les synchroniser avec votre agenda.
6. À vous ensuite de suivre votre workflow de candidats et de les faire avancer tout au long du processus, jusqu’à l’envoi d’une promesse d’embauche.
Les fonctionnalités de l’outil de gestion de CV
L’Applicant Tracking System est en évolution permanente pour vous offrir toujours plus de fonctionnalités performantes. Le goal ultime de tous les éditeurs d’ATS est de proposer aux recruteurs et aux candidats la meilleure expérience, en automatisant le maximum de tâches.
Car vous le savez bien, entre l’ouverture du poste et le choix final, le délai est souvent trop long (en moyenne 32 jours) et 60 % des candidats ont déjà abandonné un processus de recrutement pour cette raison.
Le tri des CV
70 % des recruteurs éliminent plus d’un CV sur 2 lors de la présélection.
Pourquoi perdre du temps à le faire à la main alors qu’un logiciel peut s’en charger à votre place ?
L’outil de tri de CV utilise différentes méthodes pour analyser les candidatures reçues :
· Le matching : il s’agit d’un score de compatibilité avec l’offre d’emploi.
· Le ranking : les CV sont triés selon les mots-clés que vous avez choisis. Plus la candidature contient de mots-clés, plus elle a de chance de se retrouver en haut de la pile.
· Le scoring : l’algorithme attribue une note à chaque candidat selon vos propres critères et leur niveau d’importance.
L’analyse automatique des CV est bien pratique mais elle a des failles. Elle peut parfois vous faire passer à côté d’un super candidat qui sort un peu du cadre, alors attention à vos paramétrages.
Les formulaires de candidature
Le scoring des CV a ses limites mais rassurez-vous, il y a d’autres moyens de filtrer les candidats et d’aller à l’essentiel. Lors de la création de votre annonce, vous pouvez ajouter certaines questions grâce au formulaire de candidature personnalisé. L’objectif ? Apporter des précisions et demander des éléments qui ne sont pas forcément présents sur le CV traditionnel. Quelles sont vos prétentions salariales ? Pourquoi êtes-vous le bon candidat ? Combien avez-vous d’années d’expérience sur ce poste ?
Le formulaire peut aussi permettre, par exemple, de joindre une lettre de motivation. Et oui, souvent considérée comme superflue, 41 % des recruteurs disent pourtant la lire encore systématiquement (et quel pourcentage dit la vérité ? Mystère…).
La recherche approfondie
Vous avez reçu des centaines de CV et vous aimeriez vous attarder sur les candidats qui parlent couramment mandarin, qui sont experts en langage Python ou qui ont vendu des concasseurs en Afrique du Sud ?
Mission impossible si vous devez tout éplucher à la main…
Trier ses candidatures pour un poste en marketing. Allégorie.
Avec un outil de gestion de CV, utilisez tout simplement la barre de recherche, tapez les mots-clés qui vous intéressent et accédez en quelques secondes à toutes les candidatures concernées. Parfois, les choses peuvent être simples.
La centralisation des CV
L’outil de gestion de CV est un vrai petit bijou, qui vous permet de retrouver toutes les candidatures reçues sur un espace centralisé. En quelques clics, vous pouvez retenir un candidat, l’écarter, le contacter ou encore lui faire passer un test d’évaluation. Votre tableau de bord vous offre, en un seul coup d’œil, une visibilité sur toutes les candidatures en cours.
Bien plus efficace que de ranger vos CV dans des dossiers sur votre messagerie Outlook ou de les imprimer et de les classer dans des pochettes cartonnées…
La création d’une CVthèque
55 % des recruteurs ont du mal à trouver la perle rare car le vivier de candidats est, selon eux, moins important qu’avant. Vous avez trouvé des pépites parmi les candidatures, mais malheureusement, vous ne pouvez embaucher qu’une seule personne ? Gardez les CV sous le coude pour vos futurs recrutements. Votre outil vous permettra de créer au fur et à mesure une véritable CVthèque, que vous alimenterez vous-même avec tous les profils pertinents.
Vous avez reçu LA candidature spontanée parfaite mais pas de bol, vous n’avez pas de poste qui correspond ? Stockez-la pour plus tard et construisez votre bibliothèque de talents, dans laquelle vous pourrez piocher dès que nécessaire.
L’automatisation des mails
Brasser des CV toute la journée, c’est bien, mais répondre aux candidats, c’est encore mieux. Deux candidats sur trois n’ont jamais de réponse à leur candidature. Et parmi les petits chanceux qui en reçoivent une, ils sont 51 % à l’attendre pendant plus d’un mois. L’outil de gestion de CV vous accompagne également lors de cette étape cruciale. Grâce à l’envoi automatique de mails personnalisables, vous ne laissez plus les candidats dans l’attente et vous les informez rapidement que leur candidature n’a pas été retenue.
Même en cas de refus, la réponse est essentielle et participe à donner une bonne image à votre entreprise. Pourquoi s’en priver ?
Pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel de gestion de CV ?
Ça, personne ne peut le deviner à votre place, mais retenez une chose : toutes les entreprises, peu importe leur taille, peuvent tirer profit d’un logiciel de gestion de CV. Que vous soyez une multinationale qui embauche des dizaines de milliers de collaborateurs aux 4 coins du globe ou une petite PME en plein développement, l’ATS peut révolutionner votre quotidien.
Pour attirer plus de candidats
Il y a 5 millions de demandeurs d’emploi sur le marché mais ce n’est pas pour autant qu’ils vont faire la queue devant chez vous. Vous faites partie de ces entreprises pleines de bonne volonté, qui ont envie de recruter mais qui galèrent pour trouver de bons profils ? À quoi peut vous servir un logiciel de gestion de CV si justement, vous ne recevez pas de CV ?
Cet outil vous aide à attirer les meilleurs talents grâce à la multidiffusion, à la création du site carrière ou encore au sourcing automatique.
Certains logiciels de gestion de CV intègrent également un portail qui permet aux employés de recommander un ami ou un proche pour un emploi. On parle de recrutement par cooptation, une pratique déjà utilisée par 42 % des entreprises.
Vous recherchez un Développeur JavaScript et il se trouve que le cousin de Corinne du marketing est un codeur invétéré depuis sa plus tendre enfance ? Elle pourra alors vous le recommander directement sur le portail dédié. De votre côté, le CV rejoindra directement votre CVthèque et votre pipeline, sans se perdre dans vos mails.
Pour être plus efficace
Un aperçu du recrutement à l’ancienne ?
Vous diffusez votre offre manuellement sur une dizaine de jobboards (bonjour la crampe…).
Vous recevez les candidatures par mail.
Vous les classez une par une dans des dossiers.
Vous calez vos rendez-vous dans votre Google Agenda.
Vous papotez sur Slack ou sur Discord avec vos collègues pour échanger sur un candidat.
Vous notez vos impressions après l’entretien sur un carnet Rhodia que vous passez votre temps à chercher.
Vous insérez à la main les informations sur tous les candidats dans un tableau Excel.
Franchement nickel Jean-Michel les 14 étapes du process de recrutement 1.0.
En gros, vous utilisez une bonne dizaine d’outils différents pour gérer votre recrutement et surtout, vous perdez du temps.
Le logiciel de gestion de CV remplace votre vieux carnet, votre tableur, votre Slack ou encore votre Google Agenda en centralisant tout sur une plateforme unique. Le matin, vous vous connectez sur votre ATS et c’est ici que tout se passe. De la diffusion de l’annonce jusqu’au partage d’un avis sur un candidat avec vos collaborateurs, cet outil vous permet de piloter tout le recrutement de A à Z, seul ou à plusieurs.
Pour recruter ensemble
Selon TTI Success Insights, 33 % des embauches échouent lors de la première année. Les recruteurs ont clairement la pression. Le recrutement solo dans son coin, c’est fini : les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour le recrutement collaboratif.
Le concept ? Plutôt que d’avoir le pôle RH qui gère de A à Z l’embauche, les personnes qui seront amenées à travailler directement avec la future recrue participent activement au processus. Après tout, ce sont les premières concernées ! Ainsi, le recrutement collégial implique les managers opérationnels mais aussi les membres de l’équipe. Chacun peut donner son avis et apporter sa propre vision. Mais quand il s’agit de communiquer entre les différents services, c’est souvent là que le bât blesse…
L’outil de gestion de CV propose alors des fonctions collaboratives pour fluidifier les échanges tout au long du processus. Concrètement, le recruteur fait sa première sélection parmi les candidatures reçues et le manager ou n’importe quel autre collaborateur que vous ajoutez à la plateforme peut ensuite accéder aux CV en question et laisser son avis.
Le petit plus ? En impliquant les salariés dans le recrutement, vous les valorisez, vous les engagez et vous les motivez. Et ça, c’est bon pour votre marque employeur !
Pour gagner du temps
Imaginez un quotidien où vous n’êtes pas noyé sous les CV, où votre boîte mail ne déborde pas et où vous avez le temps de déjeuner le midi… Toutes les tâches que vous devez répéter en boucle chaque jour vous empêchent d’accorder du temps pour ce qui compte vraiment : la rencontre avec les candidats.
Pour 40 % des recruteurs, 4 à 6 entretiens sont nécessaires avant de choisir un candidat. Alors si c’est aussi votre cas, vous dégager du temps est une urgence. L’outil de gestion de CV vous en fera gagner à chaque étape, que ce soit lors de la diffusion de l’annonce, du tri des candidatures ou de la planification des rendez-vous.
46 % des chargés de recrutement utilisent déjà un logiciel de gestion des candidatures, preuve que la digitalisation est bien en marche dans le pôle RH ! 18 % n’ont pas encore franchi le pas mais sont prêts à le mettre en place : ils ont peut-être juste besoin, comme vous, d’un petit coup de pouce pour les aider à choisir le bon outil pour gérer leurs CV.
Peu importe la taille de votre structure, les fonctionnalités toujours plus étoffées des ATS vous aideront à sortir la tête de l’eau.